廚餘機試用的財務驗收，應能對回實際支出與未來估計，而不是只交一個省費百分比。至少讓審核者看見已付多少、還有哪些已發生但未結清的費用，以及正式採用預算用了哪些尚待確認假設。

技術性能與現場適用性另由對應人員驗收，財務資料不能代替它們。試用整體準備可參照廚餘機試用評估，以下提供內部證據整理方式，不宣稱是所有組織通用的法定驗收格式。

先把金額分成四類，避免估值混進實支

有一筆匯款不表示它全是費用，可能包含押金或預繳；有一項支出尚未付款，也不表示試用沒有發生該成本。先辨認性質，再做總額，能避免報表彼此對不上。

每筆數字都要能追到附件

可為費用建立短編號，對應報價版本、服務日期、單據與付款紀錄。多家供應者的費用分別列明，例如設備方、清運方或其他必要服務，不以一張設備報價涵蓋所有來源。

附件不必塞滿無關內容，但應足以核對金額與範圍。若只有口頭報價，標為待書面確認；若數據來自短期量測，附期間與條件，不把它包裝成全年實際費。

對外分享前保留必要資訊即可，避免附上無關個人帳號或員工資料。財務核對要能辨認付款與用途，不需要擴大蒐集不相關資料。

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假設試用期間已支付兩萬元，其中可退押金一萬二千元、已確認費用八千元；另有已完成服務待付一千五百元，以及尚未確認的追加請款五百元。所有金額皆為示範。

驗收摘要可寫：已確認試用費用九千五百元，現金已付兩萬元，仍待付一千五百元，押金一萬二千元待依條件結清，另有五百元請款待確認。不能只把兩萬元稱為試用成本，也不能漏掉尚未付款的一千五百元。

若五百元後來確認成立，更新已確認費用為一萬元並保留更正紀錄；若取消，保留原因。原始請款與確認結果分開，審核者才知道差額如何消失，而不是看到總額被直接覆蓋。

試用實支與正式使用年費不是同一份數字。一次性退回運送、試用優惠、贈送耗材與密集支援，都可能需要調整；每個調整列出原因與新依據，不能只把總額乘上月份。

例如試用耗材實付零元，正式報價每月另計，就在銜接表補回；試用一次性運送則移到導入或評估費，不反覆乘十二。合法後端處理仍需有適用正式期間的安排與報價。

可對照維護與服務費範圍，確認哪些已包含、哪些另計。若試用尚未遇到年度服務，不能因沒有單據就刪除正式預算中的必要費用。

可以分成費用已核對、比較資料足夠、仍有條件待完成等不同結論。試用支出對帳完成，不代表設備一定應採用；費用較低，也不代表技術或合法條件已通過。

若採用需先取得後端報價或確認付款條件，就在結論列明該條件、負責人與完成期限。不要把關鍵缺口藏在附件最後一頁，讓核准者誤以為所有資料已完整。

對省費結果也應區分實際付款下降與歸因估計。若同期營業量或價格改變，保留調整方法與限制；無法分清時，就說明只能確認總差額，不能承諾全由設備造成。

最後保存原始資料、計算表與摘要的同一版本，並記錄確認日期。數字更新時說明改了哪一項，避免摘要用新價、附件仍是舊價。

審核不必重做所有觀察，但應能抽取一筆金額回到來源，並用相同算法重算。若只有截圖總額、沒有公式與條件，後續遇到差異就難以判斷。

正式使用後可選一個完整計費期間對照試用預估，確認未完成項已補齊。這是延續財務驗證，不是事後把原估計全部改成實際而看不出預測是否準確。

還要確認服務範圍、期間、付款與尚未結清項目。發票是重要資料之一，但不能單獨證明未來省費或所有必要服務已完成。

可以提交附明確保留事項的資料，讓決策者知道缺口與影響。是否核准依組織程序，但不能把未知改成零或省略。

可準備試用費用分類與證據清單，透過綠獸合作流程確認正式方案需要補充的報價與服務資訊。