廚餘機驗收發現問題時，先記錄具體現象與對應需求，再安排改善與複驗。已發現缺失、尚未測試及文件待補是不同狀態，不能全部寫成待處理，也不能因供應商回覆已修好就直接結案。紀錄應讓接手者知道如何確認結果。

本篇提供技術交付追蹤方式，可搭配試用驗證使用，不推定付款、保固或法律責任。

描述看見什麼，不先猜原因

紀錄應包含設備配置、物料或測試條件、發生時點、位置與實際結果。例如排料時某位置有物料落到容器外，比排料不好更能支持後續查核。

原因欄可以先寫待查，不需要當場猜成馬達、感測器或管路故障。錯誤原因可能讓改善方向偏離，應由原廠或適任人員依證據判斷。

照片與影片應對應事件編號，必要量測附上方法及單位。採購方可記錄安全可見的狀況，不為取得證據拆開護罩、接近運動部件或重現危險事件。

每個問題都連到一項需求或條件

指出原訂規格、圖面、手冊或測試條件中的哪一項未被滿足。若需求原本沒有說清楚，應標示為需釐清的差異，不能事後新增標準卻當成對方原本已承諾。

安裝介面可對照核准圖面與原廠啟動前提；功能或性能則對照事先約定的測試。Somat啟動前清單逐項確認配線、管路與圖面，提供了以具體條件追蹤完成狀態的例子。

一個現象若影響多項需求，可用同一事件連到多個項目，避免重複建立多筆看似不同的問題；不同原因的問題也不應為求簡短全部合成一列。

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若涉及安全、安裝前提或其他可能影響正常使用的異常，應停止相關測試並交由適任人員判斷。不能用問題很小的形容取代專業確認，也不由採購方自行規定一套通用放行等級。

對文件缺漏，可寫明缺少的文件名稱、適用版本及補交方式；對尚未測試，則寫原因與重新安排條件。這兩者不代表已證明設備失敗，但也不能列為完成。

需要澄清需求時，保存雙方確認的定義與後續測試方式。讓問題從模糊意見轉成可驗證事項，才有辦法有效結案。

若同一問題重複出現，沿用事件編號並增加發生紀錄，有助辨認是否只在特定物料或工作階段發生。不要每次都重新開一筆無關項目，也不要因曾經標示完成就拒絕保留新證據。

供應商完成處理後，應記錄調整部位、配件或程式版本，以及是否影響其他功能與介面。只說已修復，無法讓複驗人員知道需要重看哪一段。

假設接料容器位置調整後解決散落，但也縮小操作通道，複驗不應只看物料是否接住，還要確認受影響空間。改善可能跨越原問題，需要依變更範圍安排確認。

原始紀錄保留，新結果另列，不把舊照片或原始數據刪除。這能說明問題如何從發現到改善，也避免後續人員只看到結論卻不知道適用條件。

複驗應採原先有問題的條件或經確認可比較的情境。若物料、負載或場地改變，應說明差異與能支持的範圍，不用較容易的展示取代原需求。

結案紀錄應包含複驗人員、日期、依據與結果；仍未確認部分保持開放狀態。必要的原廠或專業確認附在同一事件，讓後續接手者能查到。

全部完成後，將最新配置與安裝資料、維護說明同步交付。若有約定持續觀察事項，也要列清負責人與回看條件，不把它藏在一段整體通過評語裡。

這份表以技術證據管理交付；契約權利義務仍應按本案另行確認，不能從某個狀態欄直接推導法律結論。

應如實區分已確認與文件待補，並說明缺件影響。不能讓後續讀者誤以為所有證據都已齊備。

依改善影響範圍判斷，至少確認原問題及受影響功能。必要時由原廠或適任人員安排，不機械式全做或完全不做。

驗收前可從綠獸合作流程先約定追蹤表，讓問題、改善與複驗都有可對照的依據。