收貨時已經存在的短少、破損或品質疑問，應先記在到貨批次，再依實際接受、退回、待確認或報廢結果更新。不要先全數算進可用庫存，也不要一律歸成店內備料浪費。發生階段分清楚，才知道要改採購、運送交接還是入庫後管理。
數量紀錄不能取代食品驗收。是否可以接受或使用，仍依產品狀態與店內適用要求處理；有疑義的材料應先從可用量分開。整體衛生管理可參考餐飲食品管理。
收貨紀錄從實際到手的物料開始
訂十公斤只送九公斤，屬於數量短少，少到的那一公斤並沒有在店內成為廚餘。送到十公斤，其中兩公斤依確認結果退回，則是十公斤實到、八公斤接受、兩公斤退回。這兩種情況不能都寫成「報廢兩公斤」。
記錄當下可確認的事實，例如包裝破損、數量不符、日期不明或狀態待查。原因尚未確認時，不把推測寫成供應商責任或運送失誤。後續確認結果另加一欄，讓最初發現與最終判斷都能保留。
到貨異常表要連到最後去向
| 欄位 | 填寫內容 | 管理意義 |
|---|---|---|
| 採購與批次 | 訂單、品項、到貨時間及批次 | 知道是哪一批問題 |
| 實到數量 | 實際交到現場的量與單位 | 區別未送達與已收貨 |
| 接受入庫 | 已符合要求並納入可用庫存的量 | 避免帳面高估 |
| 待確認量 | 尚未決定接受或退回的量 | 禁止先算成可用 |
| 處理結果 | 退回、補貨、店內報廢或其他確認結果 | 讓異常有結案紀錄 |
| 承接人 | 誰聯絡、誰確認、何時更新 | 避免不同班次各做一次 |
貨款折讓或補償屬於商務處理，不能取代物料去向。即使供應方同意折讓，材料仍可能在現場；反過來，已退回的物料也不能繼續算在庫存。金額和重量分開核對才不會互相遮蔽。
不確定你的店適合哪一款？
輸入每日廚餘量，30 秒看建議機型和一年省多少。
用一批假設十公斤核對流向
假設實到十公斤，其中八公斤接受入庫，一點五公斤退回供應方，零點五公斤依確認結果在店內報廢。物料對照為十等於八加一點五加零點五。店內實際產生的這次廚餘是零點五公斤，不能將退回的一點五公斤也算進現場廚餘桶。
若另補送二公斤，應另留補貨事件並連到原異常，不把原本十公斤改寫成十二公斤且抹掉退回紀錄。庫存增加多少取決於實際接受的補送量；補貨尚在路上時，不能當成已收貨。
若零點五公斤尚未量到，只知道有一小袋，先記待確認或實際使用的量估方法，不直接填成精確實測。原始照片可以協助辨認，但不能單憑照片補出公斤數。日常重量紀錄可看廚餘量測方式。
到貨問題與入庫後問題要有分界時間
收貨已檢查並接受，後來因店內遺忘或保存管理而報廢，應記為入庫後事件。若後來才發現到貨時已有的問題，可以保留發現時間與追查結論，不為了分類方便就回寫成收貨當下已知道。
同樣地，收貨待確認區的材料不應因跨班就自動變成合格庫存。交班時交代品項、數量、問題與下一步，並由指定人更新狀態。狀態不明的材料不能因為急著出餐就直接使用。
實體分放與記錄要能互相找到，避免退貨包裹與正常備料混在一起。具體保存方式及條件依食品與現場要求，不用一張通用減量表代替。
每月回看重複問題，修改相應環節
若常見的是實到短少，檢查下單單位、包裝換算與點收；若常見包裝破損，保留批次與交接證據討論；若到貨狀態正常、入庫後才大量報廢，則回看需求與庫存排序。改善措施應對應發生階段。
可以同時看異常次數與涉及數量。一次大批事件與多次小批事件都可能重要，不能只挑比較好看的指標。食藥署的減量手冊也鼓勵檢視食材流向與原因，相關採購方向可搭配源頭減量措施。
與供應方溝通時只提供可確認的資料，不公開未查明的責任推論。最後在表上填已採取措施與下次檢視時間，才不會每月都重抄同一項異常。
常見問題
退回供應商的食材要算店內廚餘嗎？
應保留退回流向，是否納入某份盤查取決於其明確範圍；若在記店內實際廚餘產生量，就不能把未進入現場廚餘流程的退回量混入。
供應商補貨後，原異常可以刪掉嗎？
不宜刪除。補貨解決數量缺口，但原事件仍有助於追查重複問題，兩筆應保持關聯。
若需要安排店內確實產生的廚餘處理，可透過綠獸合作流程提供接受後報廢與其他來源的實測量。