訂位人數不一定等於備餐份數，也不等於實際到店人數。先更新取消與人數變更，分清已到、未到及現場新增，再依餐型和已選餐點換算需求。原始訂位表應保留，但不能整天都拿同一個數字要求廚房製作。
食藥署減量手冊鼓勵結合營業資訊預估需求。訂位是其中一項資料，還需考慮實際服務方式；預約座位、預訂固定套餐與預先點菜，在備料上的確定程度不同。
先分訂座與訂餐
六人訂位可能點六份套餐，也可能合點四道共享菜；預約一桌不代表每道菜都需要六份。若已有固定菜單或預訂份數，依實際確認內容安排，不能只用座位數推算所有材料。
兒童、共食或不同餐型也應依店內實際供餐安排記錄，不以外貌猜需求。需要特定飲食安排的資訊，交由適合人員依原有程序確認，避免只在訂位備註留下卻沒有傳到廚房。
訂位狀態要保留時間和改變原因
| 狀態 | 要記錄的變動 | 備料解讀 |
|---|---|---|
| 原始訂位 | 預計人數、餐期及已選餐點 | 最初需求線索 |
| 已確認變更 | 取消、改人數或改餐點及時間 | 更新尚可調整的製備 |
| 實際到店 | 實到人數與餐點選擇 | 確認真正發生的需求 |
| 未到或遲到待確認 | 狀態與店內承接人 | 不任意假定取消 |
| 現場新增 | 未在原訂位內的客人與訂單 | 加入新增需求 |
| 實際供應 | 完成交付的餐點份數 | 用於餐後核對 |
若同一組客人先訂位、到店後又登記在候位表，需有識別避免重複計人。管理分析可以用匿名訂位編號，不需要把顧客個資複製到廚餘表。
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假設八十位訂位，後續資訊如何改變需求
假設原始訂位八十位，備料前已有十位取消、另一組增加四位，目前已知訂位人數為七十四位。若另有可合理估計的現場客需求，應另列估計，不直接把它混成已確認訂位。
餐後假設這七十四位中有六位未到，實際訂位客為六十八位，另接待十二位現場客，實際到店合計八十位。雖然最後總數剛好和原始八十位相同，途中取消、未到與新增仍值得保留，因為它們可能發生在不同製備時點。
如果取消在開始製作之前通知，就可能調整數量；未到在餐點已完成後才確認，能調整的空間不同。只看最後人數剛好相同，會漏掉某品項過量、另一品項不夠的情況。
把更新送到仍能改變製備的時點
依品項的準備安排，設定需要最新需求資訊的時間。外場在那個時點提供已確認訂單、人數變更及未決事項，由廚房確認首批和後續追加；不用每一則訊息都讓所有人各自猜一次。
餐前突然取消時，交代哪些餐點尚未製作、哪些已開始或完成。不能在訂位表刪掉客人後，就以為廚房中的食材和成品也一併消失；已發生的數量仍需核對流向。
遲到與未到的服務處理由店內已告知的安排及適用要求處理，本文不設定訂金、取消費或保留座位規則。數量管理只需要確實知道目前狀態，不能自行將晚到者當作取消以降低備餐量。
用歷史資料看變動，不套固定未到比例
相近星期、餐型與訂位方式的紀錄可以幫助理解需求，但不能把某次未到六位就當永久折扣。若預先少備固定比例，卻所有人都到，仍需面對已承諾供餐。較合適的作法是改善確認與保留可行追加彈性。
也要留意熱門品項提前售完的日子，實際銷售可能低於真正需求；沒有資料時不要補猜精確份數。可保留未完成需求與替代選擇作為下次參考。
餐後將實際供應與未供應剩餘對照，找出需求資訊在哪一個時間失準。整體方向可看餐廳減量方法，飯店餐期可參考飯店廚餘管理，重量紀錄可搭配每日量測。
改善成果可能是變更更早送到廚房、重複訂位被排除，或某品項末批量更接近需求。保留具體變化，比只用來客總數判斷備料是否成功更有用。
常見問題
可以按過去未到率先少做餐點嗎？
不能忽略已承諾需求與實際供餐條件。歷史資料可協助規劃彈性，但不應機械套用比例導致已確認客人無餐可用。
訂位與實到總人數相同，就代表預估完全準確嗎？
不一定，客人、菜色與到店時間可能不同，取消和現場新增也可能互相抵銷。需要看變動發生時點及餐點需求。
若要評估需求管理改善後的廚餘處理，可透過綠獸合作流程提供實際餐期量及來源分布。