廚餘交班只報幾公斤，通常無法讓下一班知道要做什麼。有效交接應包括哪個來源出現異常、已完成哪些處理、還缺什麼資訊、誰接手以及何時需要決定。重量是背景，待辦和承接才讓改善不會在換班時中斷。

食藥署減量手冊強調責任及改善追蹤，EPA紀錄工具也保留食物種類、時間與原因。店內可將日報與交班分開：日報完整保存數據，交班只突出會影響下一班的事項，避免每次重抄所有表格。

先分已結束事件與仍需處理的事項

已確認原因並完成處理的單次事件，可以在日報保留結果；需要下一班調整訂量、確認某批材料狀態或追查缺漏的事，才進入待辦。交班清單若堆滿已結束項目，真正急迫的問題容易被淹沒。

也要分清已知事實與待確認推測。例如「午餐未供應白飯多三公斤」是量測結果，「可能因團體取消」是待查原因；若尚未核對訂單，就不能在交班時直接要求採購減少三公斤。

交接用一張能直接承接的短表

如果涉及食品狀態或安全問題，依原有程序立即處理，不等例行交班。減量待辦不能成為延後必要處理的理由，也不能讓一般交班人員越權決定有疑義物料的用途。

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假設午餐取消十份餐點，六份尚未製作、四份已完成。當班已停止未製作的六份，四份完成餐點則由負責人依食品狀態確認後續。交班應說明哪些動作已完成、四份目前狀態與承接人，不能把十份都寫成已報廢。

若下一班只收到「少做十份」，可能又從晚餐需求扣十份，造成另一個餐期缺餐。事件要帶餐期與品項，數量變更也要明確指向哪一批，避免相同消息被不同人重複執行。

若已完成四份後續處理，就更新結果並結案；若還在等待確認，保持待辦。不能因人員下班就把狀態改成完成，也不能讓同一批餐點隔天又被記成新產生的剩餘。

例如夜班發現某筆秤重用了錯誤容器皮重，可以交代原紀錄、錯誤原因與可核對依據，由指定人修正。不要直接刪掉日報上的數字，讓早班只看見總量改了卻不知道原因。

缺測仍列缺測，請下一班協助查找原始紀錄不等於允許補猜。若物料已處理、沒有可靠資料，就保留缺口與影響範圍；不能拿下一班的平均值寫回上一班當實測。

單據、照片或批次表可以提供必要連結，但交班文字應能指出要查哪一筆。只丟一整串圖片要求別人自己找問題，會增加誤解與漏接。量測基礎可參考每日廚餘紀錄。

承接人可用簡短方式回覆已收到、何時確認或需要誰協助。若無法在要求時點完成，及早回報主管調整，不讓事項一直留在待辦卻沒有新狀態。

跨兩個以上班次的問題，保留同一事件編號與最新狀態；不要每班重新建立一筆，最後看起來像發生三次。完成後記錄實際修改和結果，讓原回報者知道問題已被處理。

若交班後發現先前資訊有誤，直接在同一事項追加更正，指出哪個決定需要重看。只傳一則新訊息卻不標記取代哪一版，可能讓不同人各自依舊指令或新指令行動。

可以定期看哪些待辦反覆出現或長期未結案。若每晚都提醒同一材料容易多開一包，可能需要改存放或領料方式，不應永久靠交班文字補救。源頭方向可看廚餘減量方法。

員工餐或集中供餐常跨班承接，相關情境可參考員工餐廳管理。每次交接保留少量真正需要行動的內容，才能讓下一班有時間理解並完成。

不需要重複抄寫，保留原始日報並連到相關紀錄即可。交班重點是異常、待確認事項及下一步。

應確認有適當承接人收到並理解需要的動作。只留下訊息未必代表事項已有人處理。

若指定窗口已彙整各班廚餘來源，可透過綠獸合作流程提供穩定紀錄，討論現場處理安排。