廚餘合規資料應按文件種類與適用身分分別保存，不能把所有檔案統一設成三年或五年後刪除。清除紀錄、再利用紀錄與食品回收銷毀資料，可能有不同要求；合約、核准文件及內部照片也不必然適用同一條。建立保存表時，先記依據與用途，再確認期間、保管人及仍待處理的事項。

先按資料的功能分組

第一組是資格與允許範圍，例如清理契約、許可、核准計畫及其變更資料；第二組是實際執行紀錄，例如清除、收受與處置證明；第三組是特殊事件，如產品回收銷毀、退運或改善通知；第四組才是店家額外留下的照片與內部交接。

同一份資料可能支援多個用途。例如交付單同時用來核對申報、付款與去向，但這不表示只須按其中一個最短期限保存。本文討論廚餘及相關合規資料，不另推定稅務、會計或其他制度的期限；存在其他適用要求時，應一併確認。

已核實的期限要連同對象一起寫

文件種類	適用條件	已核實要求	保存表應補註
事業廢棄物清除紀錄與處置證明	事業自行或委託清除至事業外，依設施標準第15條	至少3年	交付批次與對應證明位置
共通性再利用相關紀錄	適用共通性事業廢棄物再利用管理辦法第9條之事業或再利用機構	3年	本身角色與紀錄涵蓋範圍
食品回收銷毀處理紀錄等	屬食品及其相關產品回收銷毀處理辦法所規範程序	至少5年	特定事件、產品及處理文件
核准文件、契約及自加管理資料	依實際用途與其他適用規定判斷	本文不設定通用年限	有效使用期間、後續查核及管理安排

上表只列已核實的例子。食品回收銷毀的五年不能直接套到每次切菜剩料；再利用機構的產品銷售紀錄，也不能改稱所有產源餐廳都必須自行取得完整下游客戶名冊。先確認自己在流程中的角色，才能知道應留哪一類資料。

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建議保存表列文件名稱、適用身分、法規條文、相關事件日期、起算方式、最早檢討日期、保管者及關聯附件。這是內部管理設計，不是法律指定的共同表格。條文只載保存年數而未在所引內容明列起算方式時，不宜自行把合約到期日當作一切資料的起點。

可先記各筆紀錄實際形成與事件完成日期，再向負責管理者或主管機關釐清有疑義的計算方式。內部設定較長保存期，是管理選擇，應與法定最低要求分開註記；不能把自己的政策對外說成所有店家都被法律要求。

每次新增一種文件，先問它證明什麼事、依哪個制度產生、是否仍支援有效核准或未完成案件。沒有明確期限的文件，不等於沒有保存價值；同樣地，保存很多年也不能彌補從未取得的法定證明。

換清運廠商後，新合約只能說明新期間安排，舊批次仍需要當時的資格、契約及執行資料來核對。建議在索引列出起訖期間與替代版本，避免員工用最新證照回覆多年以前的交付問題。

核准流程變更時也一樣。現行圖面用來說明現在怎麼做，歷史版本用來理解過去批次；不要直接覆蓋舊檔，也不要讓舊版留在當班操作資料夾裡被誤用。可把有效版本與歷史查核版本分開索引，但彼此仍要能連接。

若文件由外包清運、處理或顧問持有，店家應安排取得與調閱方式。服務終止前逐項確認下載或交付範圍，尤其是單批附件及更正紀錄；只拿到一張年度總表，可能無法還原每次交付。

保存表提醒的是可以開始檢討的時間，不應設定成不經檢查就自動刪除。若資料仍涉及未完成申報更正、退運、主管機關查核或其他爭議，先確認實際保存與提出要求，再決定處理。這是避免失去證據的管理做法，不是在此新增一個統一法定延長年數。

刪除或移轉前，可記錄檢討人、依據、範圍及仍保留附件的位置，並確認文件內容可讀。電子檔有名稱卻無法開啟、掃描缺頁或連結失效，都會影響實際調閱；紙本則需確認索引能找到原件。

申報及去向資料可搭配申報管理與處理路徑整理。若原核准內容有變化，再回到清理計畫資料確認要保留的版本，而非只按檔案建立日期排序。

仍需查。保存年限只是其中一部分，文件種類、內容、適用身分與能否提出也很重要；長期保存一張不完整收據，不能替代應有的處置證明。

不能一概而論，應看修正內容與過渡規定。先保留原始版本，再確認新要求的適用時間，避免為了外觀一致而改寫歷史事實。

如果新增廚餘設備，可透過綠獸方案諮詢確認可提供哪些產品資料，並將新流程產生的紀錄加入本店保存表。

法規查核日期：2026年10月23日。下列連結以所引且已施行的條文為準。